Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Wir bei NAKAMA EUROPE LTD. (nachfolgend „wir“ oder „uns“) legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie wir personenbezogene Daten auf unserer Website www.nakamaeurope.com erheben, verarbeiten und schützen.

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bezeichnen wir unsere Dienstleistungen für Einzelpersonen und Unternehmen als „Leistungen“, die von uns aktuell oder potentiell vermittelten natürlichen Personen als „Kandidaten“ und diejenigen, die uns mit der Suche nach geeigneten Kandidaten oder anderen Leistungen beauftragen, als „Kunden“.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

NAKAMA EUROPE LTD.

71 Lower Baggot Street

Dublin D02 P593, Ireland

E-Mail: office(at)nakamaeurope.com

Website: www.nakamaeurope.com

Wir haben geprüft, ob wir nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, und dies für unsere Verarbeitungen verneint. Die Prüfung ist intern dokumentiert. Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte haben wir eine feste Anlaufstelle benannt:

Datenschutz-Koordination: Claudia Wulf

E-Mail: office(at)nakamaeurope.com

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) - z. B. bei der Anmeldung zum Newsletter oder beim Einsatz KI-gestützter Werkzeuge in Gesprächen.
  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – z. B. bei der Erbringung unserer Leistungen.
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – z. B. für den Betrieb und die Sicherheit der Website sowie die Kandidatenvermittlung.
  • Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten.

3. Datensicherheit

Unsere Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Darüber hinaus treffen wir folgende Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO:

  • Datensparsamkeit der Website: keine Cookies, kein Tracking, keine Analysedienste und keine eingebetteten Inhalte Dritter. Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an Dritte übertragen.
  • Verarbeitung innerhalb der EU beziehungsweise des EWR. Einzige Ausnahme ist die Terminbuchung; dafür gelten Standardvertragsklauseln, siehe Abschnitt 17.
  • Enge Zugriffsbeschränkung auf die Kandidatendatenbank: Vollzugriff hat ausschließlich unsere Datenschutz-Koordination. Kunden erhalten nur beschränkte Gastzugänge zu einzelnen Profilen, und erst nachdem Sie der Vorstellung bei diesem Kunden zugestimmt haben.
  • Mit allen in Abschnitt 16 genannten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.
  • Festgelegte Löschfristen, siehe Abschnitt 18.

4. Hosting

Unsere Website wird gehostet auf Servern der:

Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Serverstandort: Deutschland)

Hetzner verarbeitet in unserem Auftrag Zugriffsdaten (Server-Logfiles), die bei jedem Seitenaufruf automatisch erfasst werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung der Website) sowie auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Server-Logfiles

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Daten erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Übertragene Datenmenge
  • Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode)
  • Browsertyp und -version, Betriebssystem
  • Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots ausgewertet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Logfile-Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern keine weitergehende Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist.

6. Cookies

Unsere Website setzt derzeit keine Cookies ein, auch keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich. Sollten wir künftig Dienste einsetzen, die einwilligungspflichtige Cookies verwenden, informieren wir an dieser Stelle und holen Ihre Einwilligung vorab ein.

7. Social-Media-Verlinkungen (LinkedIn, Instagram)

Auf unserer Website befinden sich Verlinkungen zu unseren Präsenzen auf LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) und Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland). Es handelt sich um einfache Links, nicht um eingebettete Plugins; beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, wird eine Verbindung zwischen Ihrem Browser und den Servern des jeweiligen Netzwerks hergestellt. Der Anbieter erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse von unserer Website gekommen sind. Sind Sie dort eingeloggt, kann der Besuch Ihrem Benutzerkonto zugeordnet werden.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von LinkedIn | Datenschutzerklärung von Instagram (Meta)

8. E-Mail-Kontakt

Sie haben die Möglichkeit, uns per E-Mail zu kontaktieren. In diesem Fall werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) von uns gespeichert und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf ein Vertragsverhältnis gerichtet ist (vorvertragliche Maßnahmen), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Eine Einwilligung holen wir dafür nicht ein, weil Sie die Daten zur Bearbeitung Ihres eigenen Anliegens übermitteln.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern Sie uns als Kandidat kontaktieren, beachten Sie bitte auch unsere Hinweise unter Abschnitt 12.

9. Terminbuchung (TidyCal)

Für die Vereinbarung von Gesprächen nutzen wir den Terminbuchungsdienst TidyCal des Anbieters Sumo Group Inc. (d/b/a TidyCal), 1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA. Die Buchung findet auf den Seiten von TidyCal statt (tidycal.com). Verarbeitet werden die Daten, die Sie bei der Buchung angeben: Name, E-Mail-Adresse, der gewählte Termin, Ihr Anliegen (gewählte Leistung), Ihre Angaben zu Situation und Gesprächsthemen, optional Ihr LinkedIn-Profil sowie Ihre Entscheidung, ob das Gespräch transkribiert werden darf (Details zur Transkription in Abschnitt 12.6). Die Buchung ist auch ohne Einwilligung in die Transkription möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Da die Verarbeitung in den USA stattfindet, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln, die Bestandteil dieses Vertrags sind (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Näheres in Abschnitt 17.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von TidyCal

10. Newsletter und Marketing (Brevo)

Für den Versand unseres Newsletters und weitere Marketing-Kommunikation nutzen wir Brevo, einen Dienst der Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Ihren Namen. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail und werden erst nach Ihrer Bestätigung in den Verteiler aufgenommen.

Der Versand erfolgt über Server von Brevo; mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Brevo kann auswerten, ob Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt werden; diese Auswertung nutzen wir, um unsere Inhalte zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail oder per E-Mail an office(at)nakamaeurope.com abbestellen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Brevo

11. Google Workspace und Google Drive

Wir nutzen Google Workspace for Business, ein Angebot der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als zentrale Plattform für unsere geschäftliche Kommunikation und interne Organisation. Dies umfasst insbesondere den Versand und Empfang geschäftlicher E-Mails (Gmail), die Verwaltung von Kalendern sowie die Ablage und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Google Drive.

Im Rahmen der E-Mail-Kommunikation und Dokumentenablage werden folgende Daten verarbeitet: Name und E-Mail-Adresse von Absender und Empfänger, Inhalt der Nachricht oder des Dokuments, Datum und Uhrzeit sowie ggf. angehängte Dateien. Auch Unterlagen von Kandidaten und Kunden (z. B. CVs, Notizen, Reportings) können in Google Drive gespeichert werden. Diese Daten werden auf Servern von Google innerhalb der EU/des EWR verarbeitet (sofern in den Google-Workspace-Einstellungen so konfiguriert).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter geschäftlicher Kommunikation und interner Organisation) sowie Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) mit Google abgeschlossen, der die Anforderungen der DSGVO erfüllt.

Für die Speicherdauer gelten dieselben Fristen wie für die zugrunde liegenden Daten: Unterlagen von Kandidaten löschen wir spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt, Unterlagen zu Kunden spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, jeweils vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Wir prüfen den Bestand in Google Drive jährlich.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google | Google Workspace DPA

12. Datenverarbeitung bei Inanspruchnahme unserer Leistung als Kandidat

Wenn Sie unsere Leistungen als Kandidat in Anspruch nehmen möchten, müssen wir bestimmte Informationen über Sie verarbeiten. Grundsätzlich erfassen wir nur solche Daten, die für die Inanspruchnahme unserer Leistungen erforderlich sind.

Sie können uns Ihren Lebenslauf (CV) über unser Bewerbungsformular übermitteln. Das Formular wird nicht auf unserer Website betrieben, sondern von unserem Bewerbermanagementsystem Hellotalent (Cegid SAS, Frankreich); die Schaltfläche auf unserer Kontaktseite führt dorthin. Ihre Angaben und Unterlagen gehen damit unmittelbar in die in Abschnitt 12.5 beschriebene Datenbank ein. Als Kandidat versichern Sie gegenüber NAKAMA EUROPE LTD., ausschließlich wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen.

Eine Übermittlung von Lebensläufen oder anderen persönlichen Unterlagen per E-Mail akzeptieren wir nicht. Auf diesem Weg zugesandte Unterlagen werden nicht verarbeitet und gelöscht.

12.1 Kategorien personenbezogener Daten

Persönliche Daten, die wir von Ihnen als Kandidat verarbeiten, sind:

  • Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, E-Mail und/oder andere Kontaktmöglichkeiten
  • Beruflicher Werdegang (inkl. Informationen über Vermittlungen durch uns), persönliche Qualifikationen und Fähigkeiten
  • Angaben zu besonderen beruflichen Fachkenntnissen und vorherigen Arbeitgebern
  • Angaben zu Ihren Gehaltsvorstellungen
  • Staatsangehörigkeit, Visa, Arbeitserlaubnisse oder andere Informationen über Ihre Identität
  • Kontaktdaten von Referenzpersonen
  • Angaben zu Hobbies, Interessen und Freizeitbeschäftigungen, soweit Sie sie uns von sich aus mitteilen; wir fragen sie nicht ab

12.2 Quellen der Daten

Diese Daten erhalten wir aus folgenden Quellen:

  • Ihnen selbst (z. B. durch Zusendung Ihres Lebenslaufs, persönlichen Kontakt oder Anlegen eines Benutzerprofils)
  • Öffentlich zugängliche berufliche Netzwerke (LinkedIn, XING, Behance)
  • Öffentlich zugängliche Online-Jobbörsen
  • Referenzpersonen
  • Ihrer eigenen beruflichen Website (sofern vorhanden)
  • Kunden oder andere Kandidaten

Wenn wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, teilen wir Ihnen die Quelle mit: spätestens innerhalb eines Monats nach Erhebung, bei erster Kontaktaufnahme jedoch bereits mit dieser (Art. 14 Abs. 3 DSGVO).

12.3 Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir beurteilen und prüfen Ihre Eignung für potentielle Positionen und stellen Sie gegebenenfalls bei den jeweiligen Kunden vor. Zu diesem Zweck werden Ihre personenbezogenen Daten an den Kunden elektronisch übermittelt.

Rechtsgrundlage: Haben Sie uns Ihre Unterlagen selbst zugesandt oder über unser Bewerbungsformular übermittelt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die tragende Grundlage (Durchführung der von Ihnen angefragten Vermittlung). Haben wir Sie aus eigener Recherche angesprochen, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kandidatenvermittlung); Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Für die Vorstellung bei einem konkreten Kunden holen wir zusätzlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

12.4 Einwilligung und Widerruf

Die Verarbeitung der von Ihnen freiwillig bereitgestellten personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der uns erteilten Einwilligung. Übersenden Sie als Kandidat Daten und Inhalte an NAKAMA EUROPE LTD., so versichern Sie damit ausdrücklich, dass wir berechtigt sind, diese Daten zu Zwecken der Präsentation gegenüber unseren Kunden zu nutzen, und dass einer solchen Nutzung keine Rechte Dritter entgegenstehen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, von unserer Leistung Abstand nehmen und die Löschung Ihrer Daten verlangen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zum Zwecke der Kandidatenvermittlung können Ihre personenbezogenen Daten auch aus Drittquellen stammen (z. B. LinkedIn). Wir löschen diese Daten, sobald wir an deren Verwendung kein berechtigtes Interesse mehr haben oder Sie uns mitgeteilt haben, dass Sie unsere Leistung nicht in Anspruch nehmen möchten. Es kann vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in reduzierter Form aufbewahren, um eine nicht gewollte wiederholte Kontaktaufnahme zu vermeiden.

12.5 Kandidatendatenbank (Hellotalent)

Wir speichern die Daten unserer Kandidaten in unserer Datenbank „Hellotalent“ des Anbieters Cegid (ehemals Talentsoft), Cegid SAS, 52 Quai Paul Sédallian, 69279 Lyon Cedex 09, Frankreich (Serverstandort: Frankreich). Verarbeitet werden die in Abschnitt 12.1 genannten Datenkategorien, insbesondere Ihre Bewerbungsunterlagen, Ihr Werdegang und der Verlauf unserer Zusammenarbeit. Sie erhalten von uns einen Online-Zugang zu Ihrem Profil. Über diesen Zugang können Sie die Löschung Ihrer gespeicherten Daten selbständig veranlassen. Für Aktualisierungen Ihres Profils wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns (office(at)nakamaeurope.com).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie uns Ihre Daten selbst übermittelt haben, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kandidatenvermittlung). Die Wahl folgt derselben Unterscheidung wie in Abschnitt 12.3.

12.6 KI-gestützte Interview- und Datenverarbeitung

Im Rahmen unserer Leistungen setzen wir KI-gestützte Werkzeuge ein, um Gespräche mit Kandidaten zu transkribieren und zu dokumentieren und um Texte zusammenzufassen.

Eine Bewertung, Einstufung, Punktevergabe oder Rangfolge von Kandidaten durch KI findet bei uns nicht statt. Die Beurteilung von Erfahrung, Motivation und Passung sowie jede Auswahlentscheidung treffen ausschließlich unsere Berater.

a) Transkription (Google Cloud Speech-to-Text)

Zur Transkription von Interviews, insbesondere wenn Video- oder Audioaufzeichnungen erstellt werden, nutzen wir den Dienst Google Cloud Speech-to-Text der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Tonspur wird dabei zur Umwandlung in Text an Google-Server übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU/des EWR. Google nutzt die übermittelten Daten nicht für eigene Zwecke oder zur Modellverbesserung. Aufzeichnungen erfolgen nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung.

b) Interview-Analyse (Hedy AI)

Für die strukturierte Dokumentation von Gesprächen verwenden wir die Plattform Hedy AI (Anbieter: Hedy Technologies Ltd.). Die Transkription erfolgt lokal auf dem Endgerät (On-Device). Nur Textauszüge werden zur KI-gestützten Analyse an Server übermittelt. Der Serverstandort befindet sich in der EU. Audiodaten werden nicht dauerhaft gespeichert. Hedy AI nutzt Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Hedy AI | Trust Center von Hedy AI

c) KI-Sprachmodell (Langdock)

Zum Zusammenfassen und Aufbereiten von Texten, etwa von Gesprächsnotizen, nutzen wir die Enterprise-KI-Plattform Langdock der Langdock GmbH, Berlin, Deutschland. Langdock stellt den Zugang zu verschiedenen KI-Sprachmodellen bereit, wobei sämtliche Datenverarbeitung ausschließlich in EU-Rechenzentren erfolgt (100 % EU-Datensouveränität). Langdock ist ISO 27001 zertifiziert und SOC 2 Type II auditiert. Nutzerdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Weitere Informationen: langdock.com

Rechtsgrundlage für 12.6 a) bis c): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Wir zeichnen ein Gespräch nur auf und lassen es nur transkribieren oder analysieren, wenn Sie vorher zugestimmt haben; Sie können die Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ohne Ihre Zustimmung findet keine KI-gestützte Verarbeitung Ihres Gesprächs statt. Soweit eine Auftragsverarbeitung stattfindet, wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

13. Datenverarbeitung bei Inanspruchnahme unserer Leistung als Kunde

Um gegenüber Ihnen als Kunde die vertragsgegenständliche Leistung erbringen oder vorbereiten zu können, verarbeiten wir personenbezogene Daten von in Ihrem Unternehmen beschäftigten Personen wie Kontaktinformationen, Name und Position sowie Präferenzen zur Stellenbesetzung und Meinungen zu den von uns vorgeschlagenen Kandidaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der vertragsgemäßen Durchführung unserer Leistung).

Wir speichern personenbezogene Daten Ihrer unternehmensinternen Ansprechpartner auch nach Vertragsende oder wenn kein Vertrag zustande gekommen ist, zum Zwecke erneuter Kontaktaufnahme. Diese Daten löschen wir spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, früher, sobald Sie uns gegenüber erklären, dass Sie unsere Leistung zukünftig nicht in Anspruch nehmen möchten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Steuerrecht, bleiben davon unberührt.

14. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, politische Meinungen) sind für unsere Leistungen nicht erforderlich. Bitte senden Sie uns solche Daten nicht unaufgefordert zu. Sollten solche Daten im Einzelfall relevant werden, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein.

15. Einsatz von KI-Systemen (EU AI Act)

Wir setzen KI-gestützte Werkzeuge ein und informieren Sie darüber transparent, unabhängig davon, ob dazu eine rechtliche Pflicht besteht.

  • Einsatzzweck: Transkription und Dokumentation von Gesprächen sowie Zusammenfassen und Aufbereiten von Texten.
  • Eingesetzte Systeme: Google Cloud Speech-to-Text (Transkription), Hedy AI (Dokumentation von Gesprächen), Langdock (Zusammenfassen von Texten). Einzelheiten in Abschnitt 12.6.
  • Menschliche Beurteilung: Erfahrung, Motivation und Passung beurteilen ausschließlich unsere Berater. KI erzeugt bei uns weder Bewertungen noch Punktwerte noch Rangfolgen von Kandidaten.
  • Transparenz: Kandidaten werden vor oder bei Beginn eines Gesprächs darüber informiert, dass KI-gestützte Werkzeuge zur Transkription und Dokumentation eingesetzt werden, und stimmen vorher zu.
  • Datenschutz: Alle eingesetzten KI-Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich innerhalb der EU/des EWR. Nutzerdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
  • Auskunft: Sie können jederzeit erfragen, welche KI-gestützten Werkzeuge im Zusammenhang mit Ihren Daten eingesetzt wurden und wozu.

Einstufung: Die Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) stuft KI-Systeme im Beschäftigungskontext als Hochrisiko ein, wenn sie dazu bestimmt sind, Bewerbungen zu analysieren und zu filtern oder Bewerber zu bewerten (Anhang III Nr. 4). Diese Anwendungsfälle treffen auf uns nicht zu. Wir setzen KI ausschließlich zur Transkription, Dokumentation und Textaufbereitung ein, nicht zur Bewertung, Auswahl oder Filterung von Kandidaten.

Sollten wir künftig KI-Systeme einsetzen, die unter Anhang III Nr. 4 fallen, informieren wir an dieser Stelle vorab darüber und erfüllen die daran geknüpften Pflichten.

16. Weitergabe der Daten an Dritte

Wir verwenden Ihre persönlichen Daten ausschließlich für die eigenen, oben genannten Leistungen. Davon ausgenommen sind unsere Dienstleistungspartner, die wir zur technischen Bereitstellung unserer Services benötigen. Dabei wird der Umfang der Datenübermittlung auf das zulässige Mindestmaß beschränkt und die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten.

Folgende Dienstleistungspartner sind an der Abwicklung beteiligt:

  • Hetzner Online GmbH (Hosting) - Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Serverstandort: Deutschland)
  • Cegid SAS (Kandidatendatenbank Hellotalent, ehem. Talentsoft) - 52 Quai Paul Sédallian, 69279 Lyon Cedex 09, Frankreich (Serverstandort: Frankreich)
  • Google Ireland Limited (Google Workspace inkl. Gmail und Google Drive, Google Cloud Speech-to-Text) - Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
  • Brevo GmbH (Newsletter und Marketing) - Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland
  • Sumo Group Inc. (Terminbuchung TidyCal) - 1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA
  • Hedy Technologies Ltd. (Interview-Analyse, Hedy AI) - Serverstandort: EU
  • Langdock GmbH (KI-Sprachmodell-Plattform) - Berlin, Deutschland (Serverstandort: EU)

17. Datenübermittlung in Drittländer

Alle in Abschnitt 16 genannten Dienstleister mit Ausnahme eines einzigen verarbeiten Ihre Daten innerhalb der EU beziehungsweise des EWR. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nur bei der Terminbuchung statt:

Sumo Group Inc. (TidyCal), 1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA. Die Übermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil des mit dem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags sind.

Zur Klarstellung: Für die Vereinigten Staaten besteht kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss. Der Beschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework gilt ausschließlich für Organisationen, die sich dort selbst zertifiziert haben und auf der offiziellen Liste geführt werden. Wir stützen die Übermittlung an Sumo Group Inc. deshalb nicht auf diesen Beschluss, sondern auf die Standardvertragsklauseln.

Eine Kopie der vereinbarten Garantien können Sie bei uns anfordern (Art. 46 Abs. 1 DSGVO): office(at)nakamaeurope.com.

18. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen:

  • Server-Logfiles: maximal 30 Tage
  • E-Mail-Anfragen: bis zur Erledigung der Anfrage zuzüglich gesetzlicher Fristen
  • Kandidatendaten: bis zum Widerruf, höchstens 3 Jahre nach dem letzten Kontakt
  • Kundendaten (Unternehmenskunden): für die Vertragslaufzeit zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre)
  • Kontaktdaten von Ansprechpartnern ohne laufenden Vertrag: höchstens 24 Monate nach dem letzten Kontakt
  • Unterlagen in Google Drive: nach den Fristen der zugrunde liegenden Daten, jährliche Prüfung des Bestands
  • Transkripte und KI-gestützte Auswertungen von Gesprächen: mit den Kandidatendaten, bei Widerruf der Einwilligung unverzüglich

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen (formlose E-Mail an office(at)nakamaeurope.com). Wir löschen Ihre Daten umgehend, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

19. Ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich?

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung ist freiwillig. Ohne bestimmte Angaben können wir unsere Leistung allerdings nicht oder nur eingeschränkt erbringen:

  • Als Kandidat: Ohne Ihren Werdegang und Ihre Kontaktdaten können wir Ihre Eignung nicht beurteilen und Sie keinem Kunden vorstellen. Eine Aufnahme in unsere Kandidatendatenbank ist dann nicht möglich.
  • Bei der Terminbuchung: Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir den Termin nicht bestätigen und nicht mit Ihnen sprechen. Die Angaben zu Ihrem Anliegen sind freiwillig, sie helfen uns nur bei der Vorbereitung.
  • Als Kunde: Ohne die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner können wir den Auftrag nicht abwickeln.

Die Einwilligung in die Aufzeichnung und KI-gestützte Auswertung eines Gesprächs (Abschnitt 12.6) ist in keinem Fall Voraussetzung. Sie können ein Gespräch auch ohne diese Einwilligung führen und buchen; es entstehen Ihnen daraus keine Nachteile.

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nur, soweit steuer- oder handelsrechtliche Vorschriften dies im Rahmen einer Geschäftsbeziehung verlangen.

20. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basiert, jederzeit widersprechen.
  • Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: office(at)nakamaeurope.com

21. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Das betrifft bei uns vor allem die Verarbeitung von Kandidatendaten, die wir aus eigener Recherche erhoben haben (Abschnitt 12.3), sowie die Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Kunden, die wir für eine erneute Ansprache aufbewahren (Abschnitt 13).

Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Danach verwenden wir Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).

Für Ihren Widerspruch genügt eine formlose Nachricht an office(at)nakamaeurope.com. Er ist an keine Form gebunden und kostet nichts.

22. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die von uns eingesetzten KI-gestützten Werkzeuge (siehe Abschnitte 12.6 und 15) transkribieren, dokumentieren und fassen Texte zusammen; sie bewerten keine Kandidaten und bereiten keine Entscheidungen vor. Alle Entscheidungen im Vermittlungsprozess treffen unsere qualifizierten Berater.

23. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Data Protection Commission (DPC)

21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, Ireland

Telefon: +353 (0)761 104 800

Website: www.dataprotection.ie

Sie können sich alternativ auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.

24. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unseres Dienstes bzw. der Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Letzte Aktualisierung: August 2026