Datenschutzerklärung

Stand: 05.10.2026

Wir bei NAKAMA EUROPE LTD. (nachfolgend „wir“ oder „uns“) legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie wir personenbezogene Daten auf unserer Website www.nakamaeurope.com sowie im Zusammenhang mit unseren Leistungen erheben, verarbeiten und schützen.

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung unterscheiden wir zwischen folgenden Rollen:

• Private Auftraggeber sind natürliche Personen, die unsere Beratungs-, Coaching- oder sonstigen Leistungen für ihre eigene berufliche Situation beauftragen oder nutzen. Sie sind Auftraggeber des jeweiligen Beratungs- oder Coachingvertrags und werden durch diesen Vertrag nicht automatisch zu Kandidaten.
• Kandidaten sind natürliche Personen, deren berufliche Daten wir im Rahmen einer von einem Unternehmen beauftragten Suche oder Vermittlungsleistung bearbeiten, um sie gegebenenfalls einem beauftragenden Unternehmen oder einem anderen potenziellen Arbeitgeber vorzustellen. Kandidaten sind nicht die Auftraggeber der von uns erbrachten Such- oder Vermittlungsleistung und schulden uns hierfür kein Honorar.
• Unternehmenskunden sind Unternehmen oder sonstige Organisationen, die uns mit der Suche, Auswahl oder Vorstellung geeigneter Kandidaten beauftragen. Sie sind die Auftraggeber der Such- oder Vermittlungsleistung.
• Ansprechpartner von Unternehmenskunden sind natürliche Personen, die für einen Unternehmenskunden mit uns kommunizieren oder an der Durchführung des Auftrags beteiligt sind.

Eine Person kann je nach konkreter Nutzung unserer Leistungen mehrere Rollen haben. Die Verarbeitung im jeweiligen Kontext richtet sich ausschließlich nach der konkreten Rolle und der konkret in Anspruch genommenen Leistung. Die Begriffe „Privater Auftraggeber“, „Kandidat“ und „Unternehmenskunde“ werden in dieser Datenschutzerklärung nicht gleichbedeutend verwendet.

Welche Abschnitte gelten für Sie?

• Wenn Sie unsere Beratungs-, Coaching- oder sonstigen Leistungen für Ihre eigene berufliche Situation beauftragen, sind Sie privater Auftraggeber. Für Sie gelten insbesondere Abschnitt 12 zum INTENT-Portal, die allgemeinen Abschnitte sowie die jeweils einschlägigen Abschnitte zur konkreten Leistung. Die Abschnitte zur Kandidatendatenbank, zur Kandidateneignung und zur Vorstellung bei Unternehmenskunden gelten für Sie nicht allein deshalb, weil Sie private Beratungs- oder Coachingleistungen beauftragen.
• Wenn Sie im Rahmen einer von einem Unternehmen beauftragten Suche oder Vermittlung als berufliche Person bearbeitet oder angesprochen werden, sind Sie Kandidat. Sie sind in diesem Kontext nicht Auftraggeber der Such- oder Vermittlungsleistung.
• Wenn Sie für ein Unternehmen mit uns kommunizieren oder ein Unternehmen uns mit der Suche, Auswahl oder Vorstellung von Kandidaten beauftragt, handelt es sich um einen Unternehmenskunden oder einen Ansprechpartner eines Unternehmenskunden.
• Die allgemeinen Abschnitte, insbesondere zu Verantwortlichem, Dienstleistern, Drittlandübermittlungen, Speicherdauern, Betroffenenrechten und Änderungen, gelten für alle betroffenen Personen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist: NAKAMA EUROPE LTD., 60 Merrion Square South, Dublin 2, Dublin D02 HE24, Ireland. E-Mail: office@nakamaeurope.com. Website: www.nakamaeurope.com.

Nach unserer derzeitigen Bewertung besteht keine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO. Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte haben wir eine feste Anlaufstelle benannt: Datenschutz-Koordination: Claudia Wulf, E-Mail: office@nakamaeurope.com.

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zum Beispiel bei der Anmeldung zum Newsletter oder beim Einsatz einwilligungsbasierter KI-gestützter Werkzeuge in Gesprächen.
• Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zum Beispiel bei der Erbringung oder Vorbereitung unserer Leistungen, einschließlich des KI-Coaches im INTENT-Portal für private Auftraggeber.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), zum Beispiel für den Betrieb und die Sicherheit der Website sowie die Kandidatenvermittlung und die Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmenskunden.
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), zum Beispiel für steuerliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.

3. Datensicherheit

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere Datensparsamkeit, eine Beschränkung der Zugriffe auf personenbezogene Daten, geeignete Zugriffskontrollen sowie festgelegte Löschfristen. Unsere Website setzt nach dem derzeitigen Stand keine Cookies, kein Tracking und keine eingebetteten Inhalte Dritter ein. Bei der Nutzung einzelner gesonderter Dienste, etwa bei der Terminbuchung, gelten die jeweiligen Hinweise dieser Datenschutzerklärung.

Der Zugriff auf die Kandidatendatenbank ist eng beschränkt. Vollzugriff haben nur hierzu berechtigte Personen. Unternehmenskunden erhalten nur beschränkten Zugriff auf einzelne Kandidatenprofile und nur, soweit die Vorstellung bei dem jeweiligen Unternehmenskunden für die konkrete Suche oder Vermittlung nach den geltenden Voraussetzungen erfolgt. Private Auftraggeber erhalten aufgrund eines Beratungs- oder Coachingvertrags keinen Zugriff auf die Kandidatendatenbank oder auf Kandidatenprofile. Soweit gesetzlich erforderlich, bestehen mit eingesetzten Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

4. Hosting

Unsere Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, mit Serverstandort Deutschland gehostet. Hetzner verarbeitet in unserem Auftrag Zugriffsdaten und Server-Logfiles, die bei Seitenaufrufen automatisch erfasst werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Server-Logfiles

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Daten erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode)
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots ausgewertet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfile-Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern keine weitergehende Aufbewahrung zu Beweiszwecken oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

6. Cookies

Unsere Website setzt derzeit keine Cookies ein, auch keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Ein Cookie-Banner ist deshalb nach dem derzeitigen Stand nicht erforderlich. Sollten wir künftig Dienste einsetzen, die einwilligungspflichtige Cookies verwenden, informieren wir an dieser Stelle und holen Ihre Einwilligung vorab ein.

6.1 Reichweitenmessung (Umami)

Zur Reichweitenmessung setzen wir die quelloffene Software Umami ein, die wir selbst auf unserem Server in Deutschland betreiben. Umami erfasst aufgerufene Seiten, die ungefähre Herkunft des Aufrufs (Land und verweisende Website), Browsertyp und Gerätekategorie. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Wiederkehrende Aufrufe werden nur über einen täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Prüfwert zusammengefasst; ein Profil Ihrer Person entsteht nicht.

Die Daten verbleiben auf unserem Server und werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datenschutzfreundlichen Messung der Nutzung unserer Website ohne Personenbezug).

7. Social-Media-Verlinkungen (LinkedIn, Instagram)

Auf unserer Website befinden sich einfache Verlinkungen zu unseren Präsenzen auf LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) und Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland). Es handelt sich nicht um eingebettete Plugins. Beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, wird eine Verbindung zwischen Ihrem Browser und den Servern des jeweiligen Netzwerks hergestellt. Der Anbieter erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse von unserer Website gekommen sind. Sind Sie dort eingeloggt, kann der Besuch Ihrem Benutzerkonto zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzerklärungen von LinkedIn und Instagram (Meta) auf den jeweiligen Websites.

8. E-Mail-Kontakt

Sie haben die Möglichkeit, uns per E-Mail zu kontaktieren. In diesem Fall werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Anfrage, von uns gespeichert und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf ein Vertragsverhältnis oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Eine Einwilligung holen wir dafür nicht ein, weil Sie die Daten zur Bearbeitung Ihres eigenen Anliegens übermitteln. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Je nach Rolle erfolgt die weitere Einordnung nach Abschnitt 12 (privater Auftraggeber im Beratungs- oder Coachingkontext), Abschnitt 13 (Kandidat), Abschnitt 14 (Unternehmenskunde oder Ansprechpartner eines Unternehmenskunden) oder Abschnitt 12.1 (privater Auftraggeber im INTENT-Portal).

9. Terminbuchung über INTENT (Führungskräfte und Privatpersonen)

Gespräche mit Führungskräften und Privatpersonen vereinbaren Sie derzeit über den Terminbuchungsdienst TidyCal (Abschnitt 9.1); die Angaben aus der Buchung übernehmen wir in unser eigenes System INTENT. Künftig buchen Führungskräfte und Privatpersonen direkt über unser Buchungsportal INTENT unter intent.nakamaeurope.com. INTENT wird auf unserem Server in Deutschland betrieben; die Termine führen wir in unserem Google-Kalender. Verarbeitet werden die Daten, die Sie bei der Buchung angeben: Name, E-Mail-Adresse, der gewählte Termin, die gewählte Leistung, Ihre Angaben zu Ihrer Situation und zu Ihren Klärungspunkten, Ihr LinkedIn-Profil sowie Ihre Entscheidung, ob das Gespräch transkribiert werden darf. Die Buchung ist auch ohne Einwilligung in die Transkription möglich.

Die Buchung von Gesprächen für Führungskräfte oder Privatpersonen im Zusammenhang mit eigenen Beratungs- oder Coachingleistungen kann eine vorvertragliche Anfrage eines privaten Auftraggebers sein. Sie stellt nicht automatisch eine Bewerbung oder Aufnahme in die Kandidatendatenbank dar. Bei der Buchung über INTENT können Sie freiwillig Ihren Lebenslauf hochladen. Er hilft uns, Ihre Ausgangslage für das Beratungs- oder Coachinggespräch einzuordnen, und ist keine Voraussetzung für die Buchung. Die freiwillige Übermittlung führt nicht automatisch zur Aufnahme in Hellotalent oder zu einer Verarbeitung zum Zweck der Vermittlung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Eine Übermittlung in Drittländer findet bei der Verarbeitung über unser INTENT-Portal nach dem vorgesehenen Betrieb nicht statt. Für die Speicherdauer siehe Abschnitt 19.

9.1 Terminbuchung über TidyCal (Unternehmenskunden und derzeit Privatpersonen)

Für die Vereinbarung von Gesprächen mit Unternehmenskunden und, bis zur Umstellung auf INTENT, mit Privatpersonen nutzen wir den Terminbuchungsdienst TidyCal des Anbieters Sumo Group Inc. (d/b/a TidyCal), 1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA. Die Buchung findet auf den Seiten von TidyCal statt. Verarbeitet werden die Daten, die Sie bei der Buchung angeben: Name, E-Mail-Adresse, der gewählte Termin, Ihr Anliegen, Ihre Angaben zu Situation und Gesprächsthemen, Ihr LinkedIn-Profil sowie Ihre Entscheidung, ob das Gespräch transkribiert werden darf. Die Buchung ist auch ohne Einwilligung in die Transkription möglich. Bei einer Buchung als Privatperson im Zusammenhang mit eigenen Beratungs- oder Coachingleistungen handelt es sich nicht automatisch um eine Bewerbung oder Kandidatenaufnahme.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Einbindung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Für die Verarbeitung mit USA-Bezug stützt sich die Übermittlung auf die mit dem Anbieter vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Näheres enthält Abschnitt 18. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von TidyCal auf der Website des Anbieters.

10. Newsletter und Marketing (Brevo)

Für den Versand unseres Newsletters und weitere Marketing-Kommunikation nutzen wir Brevo, einen Dienst der Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Ihren Namen. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail und werden erst nach Ihrer Bestätigung in den Verteiler aufgenommen. Der Versand erfolgt über Server von Brevo. Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Einbindung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Brevo kann auswerten, ob Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt werden; diese Auswertung nutzen wir, um unsere Inhalte zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail oder per E-Mail an office@nakamaeurope.com abbestellen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

11. Google Workspace und Google Drive

Wir nutzen Google Workspace for Business, ein Angebot der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als zentrale Plattform für unsere geschäftliche Kommunikation und interne Organisation. Dies umfasst insbesondere geschäftliche E-Mails (Gmail), Kalender sowie die Ablage und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Google Drive. Verarbeitet werden insbesondere Name und E-Mail-Adresse von Absender und Empfänger, Inhalt der Nachricht oder des Dokuments, Datum und Uhrzeit sowie gegebenenfalls angehängte Dateien. Auch Unterlagen von Kandidaten und Unternehmenskunden, etwa CVs, Notizen und Reportings, können in Google Drive gespeichert werden. Diese Daten werden auf Servern von Google innerhalb der EU/des EWR verarbeitet, soweit dies in den Google-Workspace-Einstellungen entsprechend konfiguriert ist. Rechtsgrundlage ist je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, soweit gesetzlich erforderlich, Art. 28 DSGVO. Soweit ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich ist, wurde ein entsprechendes Data Processing Agreement mit Google abgeschlossen. Für die Speicherdauer gelten grundsätzlich dieselben Fristen wie für die zugrunde liegenden Daten. Kandidatendokumente löschen wir spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt und Unterlagen zu Unternehmenskunden spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, jeweils vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Wir prüfen den Bestand in Google Drive jährlich.

12. Datenverarbeitung bei privaten Auftraggebern von Beratungs- und Coaching-Leistungen

Wir verarbeiten Kontaktdaten und die für Vorbereitung und Durchführung der konkret beauftragten Beratungs-, Coaching- oder sonstigen Leistung erforderlichen Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen.

Private Auftraggeber werden durch diese Leistung nicht automatisch Kandidaten. Ihre Daten werden nicht allein aufgrund eines Beratungs- oder Coachingvertrags in die Kandidatendatenbank aufgenommen, keiner Eignungsbewertung für eine Stelle unterzogen und nicht zu Vermittlungszwecken an Unternehmenskunden oder potenzielle Arbeitgeber übermittelt. Eine hiervon getrennte Kandidatenleistung oder ein eigenständiger Auftrag für Kandidatenbetreuung oder Vermittlung bleibt möglich und würde eine gesonderte Information über die dann geltende Rolle und Verarbeitung erfordern.

Der KI-Coach und das INTENT-Portal dienen bei privaten Auftraggebern der Durchführung und Begleitung des eigenen Beratungs- oder Coachingprogramms. Der KI-Coach ersetzt nicht die persönliche Beratung. Die Nutzung des KI-Coachs ist freiwillig; die Verweigerung oder der Widerruf einer optionalen Einwilligung hat keinen Einfluss auf den vereinbarten Umfang der persönlichen Beratung. Die im Portal gespeicherten Inhalte werden nach Abschnitt 19 gelöscht; vom privaten Auftraggeber selbst gelöschte Unterlagen werden entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12.1 INTENT-Portal für private Auftraggeber

Nach Auftragserteilung richten wir für private Auftraggeber von Beratungs- und Coachingprogrammen einen geschützten Bereich in unserem INTENT-Portal unter intent.nakamaeurope.com ein. Das Portal läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland. Die Anmeldung erfolgt mit Ihrer E-Mail-Adresse, einem von Ihnen gewählten Passwort und einem Einmal-Code, den wir Ihnen per E-Mail senden.

Im Portal verarbeiten wir Angaben aus der Anfrage, Antworten im Karriere-Briefing, hochgeladene Unterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Testergebnisse, Eingaben in den Modulen und im Austausch mit dem KI-Coach, das daraus entstehende Logbuch, Termine sowie von uns freigegebene Zusammenfassungen unserer Gespräche. Technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere Datenbanktrennung, Zugriffskontrollen und Berechtigungen, stellen sicher, dass Sie ausschließlich Ihren eigenen Bereich sehen.

Für die Funktionen des KI-Coaches nutzen wir die in Abschnitt 17 beschriebene Plattform Langdock mit Verarbeitung in der EU. Langdock verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag; ein Training von KI-Modellen mit Ihren Daten findet nach Angaben des Anbieters nicht statt. An Langdock übermittelt werden Nachrichten an den KI-Coach sowie relevante Inhalte aus dem Karriere-Briefing und dem Logbuch. Hochgeladene Unterlagen und die Zusammenfassungen unserer Gespräche werden nicht übermittelt. Der KI-Coach ist Bestandteil unseres Leistungsangebots und des mit Ihnen geschlossenen Vertrags, seine Nutzung ist jedoch freiwillig. Rechtsgrundlage für das INTENT-Portal einschließlich des KI-Coaches ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Vor der ersten Nutzung oder Interaktion mit dem KI-Coach informieren wir Sie im Portal über den KI-Coach und den Umgang mit Ihren Daten.

Bitte geben Sie im Austausch mit dem KI-Coach keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO an. Ihre Nachrichten und die Antworten des KI-Coaches speichern wir in INTENT, damit Sie sie jederzeit erneut aufrufen und wir unsere Termine vorbereiten können. Hochgeladene Unterlagen können Sie jederzeit selbst löschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Zur Speicherdauer siehe Abschnitt 19.

12.2 Ansprache von Unternehmen für private Auftraggeber

Im Rahmen der Beratungsleistung sprechen wir für private Auftraggeber Unternehmen und Entscheider an. Welche Unternehmen angesprochen werden, gibt der private Auftraggeber vor der Ansprache einzeln frei. Ohne diese Freigabe findet keine Ansprache statt.

Auf Wunsch sprechen wir ein Unternehmen zunächst ohne Namensnennung an. Dabei übermitteln wir berufliche Stationen, fachlichen Schwerpunkt, ein pseudonymisiertes Kurzprofil und den mit Ihnen abgestimmten Text der Ansprache. Haben Sie der Weitergabe an ein konkretes Unternehmen ausdrücklich zugestimmt, übermitteln wir zusätzlich Ihren Namen und, auf Nachfrage des Unternehmens, Ihren Lebenslauf. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten übermitteln wir nicht.

Ein pseudonymisiertes Kurzprofil enthält keinen Namen, keinen aktuellen Arbeitgeber und keine eindeutig identifizierenden Angaben. Es bleibt gleichwohl ein personenbezogenes Datum in pseudonymisierter Form. In engen Märkten lässt sich trotz sorgfältiger Pseudonymisierung nicht ausschließen, dass einzelne Empfänger aus der beschriebenen Erfahrung Rückschlüsse auf Sie ziehen. Wir besprechen dieses Risiko vor der Ansprache. Wann Ihre Identität offengelegt wird, entscheiden Sie.

Liegt das angesprochene Unternehmen außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, werden die freigegebenen Daten in das betreffende Land übermittelt. Für dieses Land besteht möglicherweise kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission und kein dem europäischen Recht vergleichbares Schutzniveau; Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung sind dort unter Umständen schwerer durchsetzbar. Vor der Freigabe nennen wir das Zielland und weisen auf dieses Risiko hin; Ihre Freigabe dokumentieren wir. Die Übermittlung kann im Einzelfall auf Ihre ausdrückliche Einwilligung in die jeweilige Ansprache nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO gestützt werden. Soweit für das Zielland oder den Empfänger eine andere geeignete Garantie einschlägig und verfügbar ist, insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, stützen wir die Übermittlung auf diese Garantie. Zur Speicherdauer siehe Abschnitt 19.

12.3 Aufzeichnung, Transkription und KI-gestützte Auswertung von Gesprächen

Gespräche und Trainings mit privaten Auftraggebern zeichnen wir nur mit gesonderter, vorheriger und freiwilliger Einwilligung auf und werten sie nur auf dieser Grundlage aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für die Transkription nutzen wir Google Cloud Speech-to-Text der Google Ireland Limited, für Dokumentation und Auswertung die Anwendung Hedy; zu den Anbietern siehe Abschnitt 17, zum möglichen Drittlandbezug von Hedy Abschnitt 18.

Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Verweigerung oder der Widerruf hat keinen Einfluss auf den vereinbarten Umfang der persönlichen Beratung. Transkripte löschen wir nach Erstellung der Zusammenfassung; für die Zusammenfassung gilt Abschnitt 19.

13. Datenverarbeitung, wenn Sie Kandidat im Rahmen einer von einem Unternehmen beauftragten Suche oder Vermittlung sind

Dieser Abschnitt gilt ausschließlich für Kandidaten im oben definierten Sinn. Kandidaten sind nicht Auftraggeber der Such- oder Vermittlungsleistung. Auftraggeber ist das jeweilige Unternehmen beziehungsweise der Unternehmenskunde, der NAKAMA mit der Suche oder Vermittlung beauftragt. Kandidaten schulden NAKAMA für die Such- oder Vermittlungsleistung kein Honorar. Dieser Abschnitt gilt nicht allein deshalb, weil eine private Person eine Beratungs- oder Coachingleistung für ihre eigene berufliche Situation beauftragt.

Wenn Sie unsere Leistungen als Kandidat in Anspruch nehmen möchten, müssen wir bestimmte Informationen über Sie verarbeiten. Grundsätzlich erfassen wir nur solche Daten, die für die Kandidatenbetreuung im Rahmen der von einem Unternehmenskunden beauftragten Suche oder Vermittlung erforderlich sind.

13.1 Kategorien personenbezogener Daten

Persönliche Daten, die wir von Ihnen als Kandidat verarbeiten, sind insbesondere:

• Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, E-Mail-Adresse und andere Kontaktmöglichkeiten
• Beruflicher Werdegang, persönliche Qualifikationen und Fähigkeiten sowie Informationen über Vermittlungen durch uns
• Angaben zu besonderen beruflichen Fachkenntnissen und vorherigen Arbeitgebern
• Angaben zu Ihren Gehaltsvorstellungen
• Staatsangehörigkeit, Visa, Arbeitserlaubnisse oder andere Informationen über Ihre Identität
• Kontaktdaten von Referenzpersonen
• Angaben zu Hobbies, Interessen und Freizeitbeschäftigungen, soweit Sie sie uns von sich aus mitteilen; wir fragen sie nicht ab

13.2 Quellen der Daten

Diese Daten erhalten wir aus folgenden Quellen:

• Ihnen selbst, zum Beispiel durch Zusendung Ihres Lebenslaufs, persönlichen Kontakt oder Anlegen eines Benutzerprofils
• Öffentlich zugängliche berufliche Netzwerke, zum Beispiel LinkedIn, XING und Behance
• Öffentlich zugängliche Online-Jobbörsen
• Referenzpersonen
• Ihrer eigenen beruflichen Website, sofern vorhanden
• Unternehmenskunden oder andere Kandidaten

Wenn wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, teilen wir Ihnen die Quelle spätestens innerhalb eines Monats nach Erhebung, bei erster Kontaktaufnahme jedoch bereits mit dieser, mit (Art. 14 Abs. 3 DSGVO).

13.3 Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Kandidatendaten im Rahmen einer von einem Unternehmenskunden beauftragten Suche oder Vermittlung, um Ihre Eignung für die konkret beschriebene Position oder Suche zu prüfen und Sie gegebenenfalls mit Ihrer Zustimmung dem jeweiligen Unternehmenskunden oder einem anderen potenziellen Arbeitgeber vorzustellen. Zu diesem Zweck werden Ihre personenbezogenen Daten nur übermittelt, soweit dies für die konkrete Vorstellung erforderlich ist und die erforderliche Zustimmung vorliegt.

Haben Sie uns Ihre Unterlagen selbst übermittelt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die tragende Grundlage, soweit die Verarbeitung der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder einer Kandidatenleistung dient. Haben wir Sie aus eigener Recherche angesprochen, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Für die Vorstellung bei einem konkreten Unternehmenskunden oder einem anderen potenziellen Arbeitgeber holen wir zusätzlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein, soweit dies erforderlich ist. Sie sind nicht Auftraggeber des Such- oder Vermittlungsauftrags und schulden hierfür kein Honorar.

13.4 Einwilligung und Widerruf

Die Verarbeitung der von Ihnen freiwillig bereitgestellten personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage und, soweit erforderlich, Ihrer Einwilligung. Übersenden Sie als Kandidat Daten und Inhalte an NAKAMA EUROPE LTD., versichern Sie, dass wir berechtigt sind, diese Daten zu den angegebenen Zwecken zu verwenden und dass einer solchen Nutzung keine Rechte Dritter entgegenstehen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, von unserer Kandidatenleistung Abstand nehmen und die Löschung Ihrer Daten verlangen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zum Zwecke der Kandidatenbetreuung und -vermittlung können Ihre personenbezogenen Daten auch aus Drittquellen stammen, zum Beispiel LinkedIn. Wir löschen diese Daten, sobald wir an ihrer Verwendung kein berechtigtes Interesse mehr haben oder Sie uns mitgeteilt haben, dass Sie unsere Leistung nicht in Anspruch nehmen möchten. In reduziertem Umfang können Daten aufbewahrt werden, um eine nicht gewollte wiederholte Kontaktaufnahme zu vermeiden.

13.5 Kandidatendatenbank (Hellotalent)

Wir speichern die Daten unserer Kandidaten in unserer Datenbank Hellotalent des Anbieters Cegid (ehemals Talentsoft), Cegid SAS, 52 Quai Paul Sédallian, 69279 Lyon Cedex 09, Frankreich, mit Serverstandort Frankreich. Verarbeitet werden insbesondere die in Abschnitt 13.1 genannten Datenkategorien, Bewerbungsunterlagen, Ihr Werdegang und der Verlauf unserer Zusammenarbeit. Sie erhalten von uns einen Online-Zugang zu Ihrem Profil. Über diesen Zugang können Sie die Löschung Ihrer gespeicherten Daten selbständig veranlassen. Für Aktualisierungen Ihres Profils wenden Sie sich bitte per E-Mail an office@nakamaeurope.com.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie uns Ihre Daten selbst übermittelt haben, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Einbindung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

13.6 KI-gestützte Interview- und Datenverarbeitung

Im Rahmen der Kandidatenleistungen setzen wir KI-gestützte Werkzeuge ein, um Gespräche mit Kandidaten zu transkribieren und zu dokumentieren sowie Texte zusammenzufassen und aufzubereiten. Aufzeichnungen, Transkription und KI-gestützte Auswertung von Kandidatengesprächen erfolgen nur mit gesonderter, vorheriger und freiwilliger Einwilligung. Eine KI-gestützte Bewertung, Punktevergabe, Rangfolge, Auswahl oder Filterung von Kandidaten findet bei NAKAMA nicht statt. Die Beurteilung von Erfahrung, Motivation und Passung sowie Auswahlentscheidungen treffen ausschließlich unsere menschlichen Berater.

Zur Transkription von Interviews nutzen wir Google Cloud Speech-to-Text der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Für die Transkription und strukturierte Dokumentation von Gesprächen verwenden wir Hedy AI LLC (USA). Zum Zusammenfassen und Aufbereiten von Texten, etwa von Gesprächsnotizen, nutzen wir die Enterprise-KI-Plattform Langdock der Langdock GmbH, Berlin, Deutschland. Nach Angaben der Anbieter erfolgt die Verarbeitung in den jeweils vorgesehenen EU-Rechenzentren; ein Drittlandbezug einzelner Dienste kann nicht ausgeschlossen werden. Das Transkript löschen wir nach Erstellung der Zusammenfassung; der Anbieter löscht nicht automatisch. Rechtsgrundlage für die einwilligungsbasierte Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Zustimmung findet keine KI-gestützte Verarbeitung Ihres Kandidatengesprächs statt.

13.7 KI-gestützter CV-Check

Unter intent.nakamaeurope.com/de/cv-check beziehungsweise intent.nakamaeurope.com/en/cv-check bieten wir einen KI-gestützten CV-Check an. Sie geben Ihre Karrierestufe und den Zweck an, für den Sie Ihren Lebenslauf einsetzen möchten, und laden Ihren Lebenslauf als PDF, DOCX oder TXT hoch (maximal 5 MB). Der Lebenslauf wird ausschließlich für diese einmalige technische Inhaltsanalyse verarbeitet und nach Abschluss der Analyse gelöscht; er wird nicht dauerhaft gespeichert.

Die Auswertung erfolgt über die Plattform Langdock mit Verarbeitung in der EU. Nach Angaben des Anbieters werden die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der CV-Check zeigt, wie ein KI-gestütztes Recruiting-System Inhalte erkennen und einordnen kann. Er ist keine Bewertung Ihrer persönlichen Eignung und wird nicht für eine automatisierte Entscheidung, Auswahl, Filterung oder Rangfolge verwendet. Wenn Sie die vollständige Auswertung als PDF per E-Mail erhalten möchten, können Sie Ihre E-Mail-Adresse für diesen eigenständigen Zweck angeben. Für weitere Informationen oder werbliche Nachrichten ist eine gesonderte freiwillige Einwilligung erforderlich, sofern nicht eine andere tragfähige Rechtsgrundlage greift. Die Anforderung des Ergebnisses stellt keine Einwilligung in Werbung dar. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

14. Datenverarbeitung bei Unternehmenskunden und ihren Ansprechpartnern

Dieser Abschnitt gilt ausschließlich für Unternehmenskunden und deren Ansprechpartner. Unternehmenskunden sind die Auftraggeber der Suche, Auswahl oder Vorstellung von Kandidaten. Er gilt nicht für Kandidaten und nicht für private Auftraggeber, die Beratungs- oder Coaching-Leistungen für ihre eigene berufliche Situation beauftragen.

Um gegenüber einem Unternehmenskunden die beauftragte Suche, Auswahl oder Vorstellung von Kandidaten erbringen oder vorbereiten zu können, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpartnern des Unternehmenskunden und gegebenenfalls von weiteren im Unternehmen beschäftigten Personen, insbesondere Kontaktinformationen, Name und Position sowie Präferenzen zur Stellenbesetzung und Meinungen zu den von uns vorgeschlagenen Kandidaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der vertragsgemäßen Durchführung unserer Leistung). Wir speichern personenbezogene Daten von Ansprechpartnern eines Unternehmenskunden auch nach Vertragsende oder wenn kein Vertrag zustande gekommen ist, zum Zwecke erneuter Kontaktaufnahme. Diese Daten löschen wir spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, früher, sobald Sie uns gegenüber erklären, dass Sie unsere Leistung zukünftig nicht in Anspruch nehmen möchten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

15. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO, zum Beispiel Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen oder politische Meinungen, sind für unsere Leistungen grundsätzlich nicht erforderlich. Bitte senden Sie uns solche Daten nicht unaufgefordert zu. Sollten solche Daten im Einzelfall tatsächlich relevant werden, holen wir eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein. Für den KI-Coach im INTENT-Portal für private Auftraggeber und den CV-Check gelten ergänzend die Hinweise in den Abschnitten 12.1 und 13.7.

16. Einsatz von KI-Systemen (EU AI Act)

Wir setzen KI-gestützte Werkzeuge ein und informieren Sie darüber transparent, unabhängig davon, ob dazu eine rechtliche Pflicht besteht.

• Kandidaten: Transkription und Dokumentation von Kandidatengesprächen erfolgen nur nach gesonderter, vorheriger und freiwilliger Einwilligung. NAKAMA nimmt keine KI-gestützte Eignungsbewertung, kein Ranking, keine Auswahl und keine Filterung von Kandidaten vor.
• Private Auftraggeber: Der KI-Coach im eigenen INTENT-Portal dient der Durchführung und Begleitung des Beratungs- oder Coachingprogramms. Die vertragsbezogene Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Nutzung des KI-Coachs ist freiwillig; die persönliche Beratung bleibt unberührt.
• Unternehmenskunden und Ansprechpartner von Unternehmenskunden: Eine Interaktion mit dem INTENT-Portal findet nur statt, soweit sie für die konkret gebuchte Leistung vorgesehen ist. Vor der ersten einschlägigen Nutzung informieren wir über das KI-System und die Verarbeitung.
• Einsatzzwecke: Transkription und Dokumentation von Gesprächen, Zusammenfassung und Aufbereitung von Texten sowie Begleitung privater Auftraggeber durch den KI-Coach im INTENT-Portal.
• Menschliche Beurteilung: Erfahrung, Motivation und Passung von Kandidaten sowie Entscheidungen über Auswahl und Vorstellung treffen ausschließlich unsere Berater. Auch bei privaten Auftraggebern wird keine automatisierte Entscheidung über berufliche Eignung oder Auswahl getroffen.
• Datenschutz: Die Verarbeitung richtet sich nach den Angaben und Konfigurationen der jeweiligen Dienste. Nutzerdaten werden nach Angaben der Anbieter nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Auskunft: Sie können jederzeit erfragen, welche KI-gestützten Werkzeuge im Zusammenhang mit Ihren Daten eingesetzt wurden und zu welchem Zweck.

Die Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) kann je nach tatsächlicher Produktkonfiguration und Nutzung unterschiedliche Anforderungen auslösen. Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Anwendungen sind auf Transkription, Dokumentation, Zusammenfassung, technische Inhaltsanalyse und die Begleitung privater Auftraggeber durch den KI-Coach im INTENT-Portal beschränkt. Sie werden weder zur automatisierten persönlichen Eignungsbewertung, Auswahl, Filterung oder Rangfolge von Kandidaten noch zur automatisierten Bewertung oder Auswahl privater Auftraggeber eingesetzt. Sollte sich die tatsächliche Nutzung ändern oder ein System in einen rechtlich anders einzustufenden Anwendungsbereich fallen, werden die Prozesse und diese Datenschutzerklärung entsprechend überprüft und angepasst.

17. Weitergabe der Daten an Dritte und Dienstleister

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für die oben genannten eigenen Leistungen. Davon ausgenommen sind Dienstleister, die wir zur technischen Bereitstellung einzelner Services benötigen. Der Umfang der Datenübermittlung wird auf das zulässige Mindestmaß beschränkt und die datenschutzrechtlichen Vorgaben werden eingehalten. Die jeweiligen Rollen und Vereinbarungen werden entsprechend der konkreten Verarbeitung bestimmt; soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Einbindung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

An der Abwicklung können insbesondere folgende Dienstleister beteiligt sein:

• Hetzner Online GmbH (Hosting), Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, Serverstandort Deutschland
• Cegid SAS (Kandidatendatenbank Hellotalent, ehemals Talentsoft), 52 Quai Paul Sédallian, 69279 Lyon Cedex 09, Frankreich, Serverstandort Frankreich
• Google Ireland Limited (Google Workspace einschließlich Gmail und Google Drive sowie Google Cloud Speech-to-Text), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
• Brevo GmbH (Newsletter und Marketing), Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland
• Sumo Group Inc. (Terminbuchung TidyCal), 1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA
• Hedy AI LLC (Interview-Analyse und Hedy AI), USA
• Langdock GmbH (KI-Sprachmodell-Plattform), Berlin, Deutschland, nach Angaben des Anbieters mit Verarbeitung in der EU

Unternehmenskunden stellen wir zu einer Kandidatin oder einem Kandidaten höchstens eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs zur Verfügung, soweit die Weitergabe für die konkrete Vermittlung erforderlich ist und die entsprechende Zustimmung vorliegt. Aufzeichnungen und vollständige Transkripte geben wir nicht an Unternehmenskunden weiter.

Wenn wir einen Kandidaten einem konkreten Unternehmen außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums vorstellen oder ein solches Unternehmen im Auftrag eines Unternehmenskunden ansprechen, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten des Kandidaten in das betreffende Drittland erforderlich sein. Typischerweise können hierzu Name, Kontaktdaten, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, berufliche Schwerpunkte, LinkedIn- oder Profilangaben, Lebenslaufangaben und eine für die konkrete Vorstellung erstellte Zusammenfassung gehören; wir übermitteln nur die für die konkrete Ansprache erforderlichen Daten. Eine solche Ansprache und Übermittlung erfolgt nur nach vorheriger Freigabe der konkreten Ansprache durch den Kandidaten, soweit dies nach der konkreten Verarbeitung erforderlich ist. Das Zielland kann ein niedrigeres Datenschutzniveau als die EU aufweisen. Vor der Übermittlung informieren wir über das Zielland und den vorgesehenen Übermittlungsmechanismus, soweit dies im konkreten Fall möglich und erforderlich ist. Als Mechanismus kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder eine andere nach Kapitel V DSGVO zulässige Garantie in Betracht. Eine Ansprache ohne Übermittlung personenbezogener Daten ist nur möglich, wenn das konkrete Vorgehen dies tatsächlich erlaubt; eine allgemeine Zusage, dass eine solche Ansprache stets möglich ist, wird nicht gegeben. Eine Kopie der einschlägigen Garantien kann unter office@nakamaeurope.com angefordert werden. Diese Übermittlung betrifft ausschließlich die Kandidatenrolle. Private Auftraggeber von Beratungs- oder Coaching-Leistungen sind davon nicht betroffen, sofern sie nicht ausdrücklich eine getrennte Kandidatenleistung nutzen.

18. Datenübermittlung in Drittländer

Die in Abschnitt 17 genannten Dienstleister verarbeiten Daten nach den vorgesehenen Konfigurationen innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Davon gibt es zwei Ausnahmen: Bei Sumo Group Inc. (TidyCal) besteht wegen des Sitzes in den USA ein USA-Bezug. Bei Hedy AI LLC besteht wegen des Sitzes des Anbieters und einzelner technischer Dienste, etwa beim Routing von Anfragen, ebenfalls ein möglicher Drittlandbezug. Eine Einstellung auf die Datenregion Europäische Union schließt nicht automatisch jeden Drittlandzugriff oder jede technische Berührung mit einem Drittland aus.

Bei Sumo Group Inc. stützt sich die Übermittlung auf die mit dem Anbieter vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Bei Hedy sind Speicherung und KI-Auswertung nach der vorgesehenen Konfiguration auf die Datenregion Europäische Union eingestellt. Soweit eine Übermittlung oder ein Zugriff in ein Drittland stattfindet, stützen wir diesen auf die mit dem Anbieter vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ein Transfer Impact Assessment des Anbieters liegt uns vor. Zur konkreten Transferkette, einschließlich Routing- und Supportzugriffen, erteilen wir auf Anfrage Auskunft.

Für die Vereinigten Staaten besteht kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss. Der Beschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework gilt nur für Organisationen, die sich dort selbst zertifiziert haben und auf der offiziellen Liste geführt werden. Wir stützen die Übermittlung an Sumo Group Inc. daher nicht pauschal auf diesen Beschluss, sondern auf die mit Sumo Group Inc. vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der vereinbarten Garantien können Sie bei uns anfordern: office@nakamaeurope.com.

19. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen gelten grundsätzlich folgende Fristen:

• Server-Logfiles: maximal 30 Tage.
• E-Mail-Anfragen: bis zur Erledigung der Anfrage zuzüglich gesetzlicher Fristen.
• Daten privater Auftraggeber im INTENT-Portal und aus Beratungs- oder Coachingverträgen: für die Vertragslaufzeit; danach bewahren wir die Inhalte 12 Monate auf, damit sie exportiert und bei einer erneuten Zusammenarbeit darauf aufgebaut werden können, und löschen sie anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Anfragen über INTENT ohne Auftrag: 12 Monate nach Abschluss der Anfrage, einschließlich Angaben, hochgeladener Unterlagen, Notizen und Nachrichten.
• Aufträge aus INTENT: für die Vertragslaufzeit zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen; hochgeladene Unterlagen folgen dieser Frist.
• Nachweis von Einwilligung und Widerruf: 3 Jahre nach Abschluss der Anfrage.
• Kandidatendaten: bis zum Widerruf, höchstens 3 Jahre nach dem letzten Kontakt.
• Daten von Unternehmenskunden und Ansprechpartnern von Unternehmenskunden: für die Vertragslaufzeit zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, bei Ansprechpartnerdaten höchstens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Unterlagen in Google Drive: nach den Fristen der zugrunde liegenden Daten, mit jährlicher Prüfung des Bestands.
• Transkripte in der Anwendung Hedy: Löschung durch NAKAMA nach Erstellung der Zusammenfassung; der Anbieter löscht nicht automatisch. Abgeleitete Zusammenfassungen und Auswertungen werden mit den Kandidatendaten gespeichert und bei Widerruf der Einwilligung unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• Daten im INTENT-Portal einschließlich Gesprächen mit dem KI-Coach: für die Vertragslaufzeit; danach 12 Monate gemäß der vorstehenden Regelung und anschließend Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Von privaten Auftraggebern gelöschte Unterlagen werden entfernt, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• CV-Check: Der hochgeladene Lebenslauf wird nicht dauerhaft gespeichert und nach Abschluss der einmaligen Analyse gelöscht. E-Mail-Adresse und erstellte Auswertung werden bis zum Widerruf, längstens 12 Monate nach dem letzten Kontakt, gespeichert, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, indem Sie eine formlose E-Mail an office@nakamaeurope.com senden. Wir löschen Ihre Daten umgehend, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen.

20. Ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich?

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung ist freiwillig. Ohne bestimmte Angaben können wir unsere Leistung allerdings nicht oder nur eingeschränkt erbringen:

• Private Auftraggeber: Für die konkrete Beratung oder das Coaching benötigen wir Kontaktdaten und die für die Durchführung erforderlichen Angaben. Eine Aufnahme in die Kandidatendatenbank oder eine Eignungsbewertung für eine Stelle ist hierfür nicht erforderlich und erfolgt nicht automatisch.
• Kandidaten: Ohne Ihren Werdegang und Ihre Kontaktdaten können wir die Kandidatenleistung nicht erbringen, Ihre Eignung für die konkrete Suche nicht beurteilen oder Sie keinem Unternehmenskunden vorstellen.
• Bei der Terminbuchung über INTENT: Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir den Termin nicht bestätigen. Die gewählte Leistung, Ihre Angaben zu Ihrer Situation und Ihr LinkedIn-Profil sind Pflichtfelder, soweit das Buchungsformular dies vorsieht; ohne sie können wir das Gespräch nicht vorbereiten. Der Lebenslauf ist freiwillig und führt für private Auftraggeber nicht automatisch zu einer Kandidatenaufnahme.
• Bei der Terminbuchung über TidyCal: Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir den Termin nicht bestätigen und nicht mit Ihnen sprechen. Angaben zu Ihrem Anliegen sind freiwillig und helfen uns bei der Vorbereitung.
• Im INTENT-Portal für private Auftraggeber: Der KI-Coach ist Bestandteil der vereinbarten Leistung, seine Nutzung ist freiwillig. Ohne Eingaben kann er Sie nicht durch die Module führen oder Ergebnisse im Logbuch festhalten.
• Unternehmenskunden und Ansprechpartner von Unternehmenskunden: Ohne die Kontaktdaten der Ansprechpartner können wir den Auftrag nicht abwickeln.

Die Einwilligung in die Aufzeichnung und KI-gestützte Auswertung eines Gesprächs ist in keinem Fall Voraussetzung. Sie können ein Gespräch auch ohne diese Einwilligung führen und buchen; daraus entstehen Ihnen keine Nachteile. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nur, soweit steuer- oder handelsrechtliche Vorschriften dies im Rahmen einer Geschäftsbeziehung verlangen.

21. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basiert, jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an Claudia Wulf unter office@nakamaeurope.com.

22. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Das betrifft bei uns vor allem die Verarbeitung von Kandidatendaten, die wir aus eigener Recherche erhoben haben, sowie die Kontaktdaten von Ansprechpartnern von Unternehmenskunden, die wir für eine erneute Ansprache aufbewahren.

Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden Ihre Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Danach verwenden wir Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Für Ihren Widerspruch genügt eine formlose Nachricht an office@nakamaeurope.com.

23. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die von uns eingesetzten KI-gestützten Werkzeuge transkribieren, dokumentieren, analysieren technische Inhalte, fassen Texte zusammen und begleiten private Auftraggeber als KI-Coach im INTENT-Portal durch ihre Module. Bei Kandidaten treffen sie keine automatisierte Eignungs- oder Auswahlentscheidung, nehmen kein Ranking und keine Filterung vor. Bei privaten Auftraggebern treffen sie keine automatisierte Entscheidung über berufliche Eignung oder Auswahl. Alle Entscheidungen im Kandidaten- und Vermittlungsprozess treffen unsere qualifizierten Berater. Diese Einschätzung gilt für die beschriebene Nutzung und wird überprüft, wenn sich Produktkonfiguration oder Zweck ändern.

24. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Data Protection Commission (DPC), 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, Ireland, Telefon: +353 (0)761 104 800, Website: www.dataprotection.ie. Sie können sich alternativ auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.

25. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Leistungen beziehungsweise der Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Seite.

Letzte Aktualisierung: 05.10.2026