Recruiting as a Service für Unternehmen und Investoren
Aufbauen. Übernehmen. Optimieren.
NAKAMA kommt an Bord, wenn Recruiting sofort funktionieren muss, interne Kapazität fehlt oder bestehende Prozesse nicht mehr zu Ihrem Einstellungsbedarf passen.
Wir bauen Recruiting-Strukturen auf, übernehmen den gesamten Recruiting-Prozess oder definierte Teile davon und optimieren Systeme und Abläufe gezielt mit KI.
Flexibel im Umfang. Integriert in Ihr Unternehmen. So lange, wie Sie uns brauchen.
Was bedeutet Recruiting as a Service?
Recruiting as a Service ist eine flexibel einsetzbare externe Recruiting-Funktion, die operativ in Ihrem Unternehmen arbeitet.
Wir übernehmen Verantwortung für Prozesse, Systeme, Bewerbermanagement, Kandidatenkommunikation, Reporting und besetzen Ihre offenen Positionen.
Das kann Ihre gesamte Recruiting-Funktion betreffen oder genau den Teil, für den intern gerade Kapazität oder Expertise fehlt.
Recruiting as a Service besetzt nicht nur Ihre offenen Positionen. Es schafft Recruiting, das funktioniert.
Vier Ausgangssituationen. Ein flexibles Modell.
Recruiting aufbauen
Wenn noch keine leistungsfähige Recruiting-Funktion vorhanden ist, schaffen wir die Grundlage.
Wir definieren Rollen und Prozesse, wählen ein passendes Bewerbermanagementsystem aus, richten Reporting und Verantwortlichkeiten ein und begleiten die ersten Einstellungen.
Das Ergebnis ist eine Recruiting-Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt und intern weitergeführt werden kann.
Recruiting übernehmen
Wenn Einstellungsbedarf und interne Kapazität nicht zusammenpassen, übernehmen wir vorübergehend Ihr gesamtes Recruiting oder ausgewählte Prozessbereiche.
Wir arbeiten integriert mit Hiring Managern, HR und Geschäftsführung und steuern die vereinbarten Positionen vom Briefing bis zum Onboarding.
Sie erhalten zusätzliche Recruiting-Kapazität, ohne zunächst ein vollständiges internes Team aufbauen zu müssen.
Recruiting optimieren
Wenn bestehende Prozesse zu langsam, uneinheitlich oder administrativ zu aufwendig sind, analysieren und verbessern wir Ihr Recruiting End-to-End.
Wir optimieren Workflows, Bewerbermanagementsysteme, Candidate Journey, Reporting und die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen. KI setzen wir dort ein, wo sie einen konkreten und kontrollierbaren Mehrwert schafft.
Recruiting ohne Recruiter
Wir führen Ihr Recruiting. Sie führen Ihr Unternehmen.
Für Start-ups und Scale-ups, die professionell rekrutieren möchten, ohne ein eigenes Recruiting-Team und ein eigenes Bewerbermanagementsystem aufzubauen.
NAKAMA übernimmt die operative Recruiting-Arbeit und arbeitet direkt mit Geschäftsführung, HR und Hiring Managern zusammen.
Recruiting as a Service in vier Schritten
01
Analyse und Priorisierung
Wir betrachten Einstellungsziele, offene Positionen, bestehende Prozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten und aktuelle Engpässe.
Gemeinsam legen wir fest, welche Aufgaben NAKAMA übernimmt und welche Ergebnisse erreicht werden sollen.
02
Aufbau und Integration
Wir entwickeln passende Prozesse und Rollen, richten erforderliche Tools und Reportings ein und integrieren uns in die Zusammenarbeit mit HR, Hiring Managern und Geschäftsführung.
03
Betrieb und Optimierung
Wir übernehmen die vereinbarten Recruiting-Aufgaben operativ, steuern laufende Positionen und verbessern Prozesse kontinuierlich anhand von Daten, Feedback und Ergebnissen.
04
Übergabe oder Weiterführung
Sobald interne Kapazität aufgebaut ist, übergeben wir Prozesse, Dokumentation, Daten und laufende Aufgaben strukturiert an Ihr Team.
Wann ist Recruiting as a Service sinnvoll?
Recruiting ist noch nicht vorhanden
Ihr Unternehmen wächst, aber Prozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten und interne Recruiting-Kompetenz müssen erst aufgebaut werden.
Das Einstellungsvolumen steigt
Wachstum, Projektspitzen oder Expansion erzeugen mehr Vakanzen, als das bestehende Team zuverlässig bearbeiten kann.
Ein Teil des Prozesses bindet zu viele Ressourcen
Sourcing, Bewerbermanagement, Koordination oder Reporting sollen gezielt ausgelagert werden, während andere Aufgaben intern bleiben.
Recruiting-Prozesse tragen nicht mehr
Bestehende Abläufe sind zu langsam, uneinheitlich oder nicht ausreichend skalierbar.
Bewerbermanagementsystem und Daten werden nicht wirksam genutzt
Das Bewerbermanagementsystem bildet Prozesse nicht sinnvoll ab, Reporting fehlt oder manuelle Arbeit bleibt trotz vorhandener Technologie bestehen.
KI und Automatisierung sollen integriert werden
Sie möchten neue Technologien nutzen, benötigen aber eine klare Strategie, geeignete Anwendungsfälle und kontrollierte Prozesse.
Was wir übernehmen
Je nach Mandat übernimmt NAKAMA den gesamten Recruiting-Prozess oder ausgewählte Bestandteile:
- Bedarfsplanung und Priorisierung offener Positionen
- Rollenklärung und Anforderungsprofile
- Stellenanzeigen und Kompetenzrahmen
- Sourcing und strukturierte Direktansprache
- Bewerbermanagement und Kandidatenkommunikation
- Vorauswahl und strukturierte Interviews
- Termin- und Prozesskoordination
- Zusammenarbeit mit Hiring Managern
- Auswahl und Optimierung des Bewerbermanagementsystems
- Funnel-, Prozess- und Management-Reporting
- Angebotsprozess und Vorbereitung des Onboardings
- Aufbau und Entwicklung interner Recruiting-Teams
Sie bestimmen den Umfang. Wir übernehmen die operative Verantwortung.
Wie funktioniert Recruiting ohne Recruiter?
- Kein eigenes Bewerbermanagementsystem. Wir bringen die technologische Infrastruktur mit. Positionen, Bewerbungen und Prozessstatus werden zentral im vereinbarten Recruiting-Prozess abgebildet.
- Vollständiger Recruiting-Prozess. Wir übernehmen Rollenklärung, Ausschreibung, Sourcing, Bewerbermanagement, Vorauswahl, Koordination, Interviews, Kommunikation, Einstellung, Onboarding und Reporting.
- Einstellen ohne eigenes Recruiting. Wir zeigen Ihren Führungskräften, wie sie mit den von uns aufgesetzten Prozessen und dem Einsatz von KI einstellen können, ohne ein eigenes Recruiting aufzubauen.
- Skalierbar nach Einstellungsbedarf. Umfang und Recruiting-Kapazität werden an Ihre offenen Positionen und Ihre Wachstumsplanung angepasst.
Sie behalten jederzeit Transparenz über Positionen, Kandidatenstatus und Recruiting-Funnel. Die finale Auswahlentscheidung bleibt bei Ihnen.
Recruiting ohne Recruiter bedeutet nicht Recruiting ohne Menschen. Erfahrene Recruiter von NAKAMA führen den Prozess. KI unterstützt bei geeigneten Aufgaben.
Recruiting Excellence mit KI
Schneller. Präziser. Effizienter.
Wachstum braucht nicht nur qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten. Es braucht Recruiting-Prozesse, die mit dem Unternehmen skalieren.
Wir analysieren Ihr Recruiting End-to-End und integrieren KI dort, wo sie Recherche, Kommunikation, Koordination und administrative Abläufe sinnvoll unterstützt.
Nicht jede Aufgabe sollte automatisiert werden. Deshalb folgt unser KI-Einsatz einer klaren Leitplanke: KI bereitet vor. Menschen prüfen, beurteilen und entscheiden.
Die KI-Optimierung kann Bestandteil eines Recruiting-as-a-Service-Mandats oder ein eigenständiges Optimierungsprojekt sein.
Wer macht was?
KI unterstützt
KI kann vorbereitende und administrative Aufgaben beschleunigen:
- Entwürfe für Anforderungsprofile und Stellenanzeigen
- Vorschläge für Kompetenzrahmen
- Sourcing- und Zielfirmenlisten
- strukturierte Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen
- Entwürfe für Interviewleitfäden
- Rohfassungen von Reports
- Terminkoordination und standardisierte Kommunikation
Mensch und KI arbeiten zusammen
KI liefert Vorschläge und Analysen, die von erfahrenen Recruitern geprüft und eingeordnet werden:
- Must-haves und Auswahlkriterien definieren
- Suchergebnisse und Shortlists prüfen
- Interviewleitfäden finalisieren
- Bewertungen auf Konsistenz prüfen
- Ansprachevarianten auswählen
- Funnel- und Prozessdaten analysieren
Der Mensch entscheidet
Persönliche und unternehmerische Entscheidungen bleiben menschliche Verantwortung:
- finale Auswahlentscheidung
- persönliche Interviews und Briefings
- Einschätzung von Motivation und kultureller Passung
- sensible Kandidatenkommunikation
- Gehalts- und Vertragsverhandlungen
- Beziehungen zu Kandidaten und Hiring Managern
Warum NAKAMA?
- 25+ Jahre Recruiting- und Executive-Search-Expertise und 15+ Jahre Interim-Talent-Acquisition-Management in Europa. Wir haben viele Prozesse, Systeme und Teams erlebt. Diese Erfahrung und langjährige Marktkenntnis ermöglichen eine fundierte Beurteilung von Kandidaten und die Optimierung von Prozessen und Auswahlqualität.
- Umfassendes Know-how zu Bewerbermanagementsystemen. Wir kennen zahlreiche Bewerbermanagementsysteme aus der operativen Praxis und helfen Ihnen, das passende System auszuwählen oder Ihr vorhandenes System wirksamer zu nutzen.
- Aufbau mit klarer Übergabe. Wir entwickeln keine Strukturen, die dauerhaft von uns abhängig bleiben. Prozesse, Dokumentation und Wissen werden so aufgebaut, dass Ihr internes Team sie übernehmen und weiterentwickeln kann.
- KI mit klaren Leitplanken. Wir automatisieren nicht um der Technologie willen. Jeder Anwendungsfall muss Geschwindigkeit, Qualität oder Candidate Experience konkret verbessern.
Verantwortungsvolle KI im Recruiting
KI im Recruiting braucht klare Leitplanken.
Wir gestalten Prozesse so, dass Technologie unterstützt, Personalentscheidungen aber nachvollziehbar von Menschen geprüft und getroffen werden.
Datenschutz, Zugriffsrechte, Dokumentation und menschliche Kontrolle werden bereits bei der Entwicklung und Integration der Prozesse berücksichtigt. Der Einsatz erfolgt unter Beachtung der DSGVO und des EU AI Act.
Technologie unterstützt die Arbeit. Sie übernimmt nicht die Verantwortung für Personalentscheidungen.
Was sich dadurch verbessert
- Bis zu 50 Prozent kürzere Time-to-Hire. Automatisierte Recherche, strukturierte Workflows und schnellere Koordination reduzieren die Durchlaufzeit geeigneter Recruiting-Prozesse.
- Konsistentere Auswahlprozesse. Klare Anforderungsprofile, Kompetenzrahmen und strukturierte Interviews verbessern die Vergleichbarkeit von Kandidatinnen und Kandidaten.
- Bessere Candidate Journey. Verbindliche Abläufe und zeitnahe Kommunikation schaffen eine professionelle Erfahrung von der ersten Ansprache bis zur Zu- oder Absage.
- Weniger administrative Belastung. Automatisierung reduziert wiederkehrende Aufgaben und schafft mehr Zeit für Gespräche, Beurteilung und Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.
- Transparenz im Recruiting-Funnel. Aktuelles Reporting zeigt, wo Kandidaten gewonnen werden, Prozesse ins Stocken geraten und Entscheidungen erforderlich sind.
- Skalierbare Recruiting-Strukturen. Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten werden so aufgebaut, dass sie mit dem Einstellungsbedarf wachsen können.
Transparentes Leistungsmodell
Der Umfang von Recruiting as a Service richtet sich nach Einstellungsbedarf, Aufgabenverteilung und gewünschter Recruiting-Kapazität.
Je nach Mandat kann die Vergütung aus drei Bestandteilen bestehen:
- einem Festpreis für Analyse und Aufbau,
- einem monatlichen Retainer für vereinbarte Recruiting-Kapazität,
- einer reduzierten Erfolgskomponente für erfolgreiche Besetzungen.
Leistungsumfang, gleichzeitig betreute Positionen, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Vergütung werden vor Beginn transparent vereinbart. Nicht jedes Mandat benötigt alle drei Bestandteile.
Für Recruiting ohne Recruiter entwickeln wir ein separates Leistungsmodell auf Basis der benötigten Recruiting-Kapazität und der Nutzung unseres Bewerbermanagementsystems.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Recruiting as a Service von Executive Search?
Executive Search konzentriert sich auf die Besetzung einzelner Fach- und Führungspositionen. Recruiting as a Service kann die gesamte Recruiting-Funktion oder definierte Teile davon übernehmen, einschließlich Prozesse, Bewerbermanagement, Systeme, Reporting und Zusammenarbeit mit den Hiring Managern.
Ist Recruiting as a Service auf Finance & HR beschränkt?
Nein. Die Finance-&-HR-Spezialisierung gilt für Executive Search. Recruiting as a Service bieten wir funktionsübergreifend an.
Was bedeutet Recruiting ohne Recruiter?
Recruiting ohne Recruiter ist eine vollständig betreute Recruiting-Funktion für Start-ups und Scale-ups ohne eigenes Recruiting-Team. NAKAMA stellt Recruiting-Expertise, Prozesse und das Bewerbermanagementsystem bereit.
Müssen wir für Recruiting ohne Recruiter ein eigenes Bewerbermanagementsystem einführen?
Nein. NAKAMA bringt das Bewerbermanagementsystem für den vereinbarten Recruiting-Prozess mit oder unterstützt bei der Auswahl und Einführung eines Bewerbermanagementsystems.
Müssen wir für Recruiting as a Service ein neues Bewerbermanagementsystem einführen?
Nicht zwingend. Wir prüfen zunächst, ob Ihr vorhandenes Bewerbermanagementsystem sinnvoll genutzt und optimiert werden kann. Ein neues System empfehlen wir nur, wenn es einen nachvollziehbaren Mehrwert bietet.
Wie setzt NAKAMA KI im Recruiting ein?
KI unterstützt vor allem Recherche, Textentwürfe, Strukturierung, Koordination, Reporting und administrative Prozesse. Anforderungen, Bewertungen und Auswahlentscheidungen werden von Menschen geprüft beziehungsweise getroffen.
Was passiert, wenn wir ein internes Recruiting-Team aufbauen?
Dann bereiten wir die Übergabe strukturiert vor. Prozesse, Dokumentation, Systemwissen, Reports und laufende Aufgaben werden an das interne Team übertragen. Auf Wunsch begleiten wir die Suche, Auswahl, Einstellung und Einarbeitung des Teams.
Wie schnell kann NAKAMA starten?
Das hängt von Umfang, Systemzugängen und Anzahl der Positionen ab. Nach einem ersten Gespräch können wir den erforderlichen Vorlauf und einen realistischen Starttermin konkret einschätzen.
Der erste Schritt ist ein gutes Gespräch.
Sprechen wir darüber, wo Ihr Recruiting heute steht, was kurzfristig funktionieren muss und welche Strukturen Sie für weiteres Wachstum benötigen. Gemeinsam klären wir, ob NAKAMA Ihr Recruiting aufbauen, operativ übernehmen, mit KI optimieren oder als vollständige externe Recruiting-Funktion betreiben soll.